Qué debe hacer un Administrador de Fincas

Un administrador de fincas es un profesional que se encarga de gestionar los asuntos financieros, legales y técnicos necesarios para el mantenimiento y gestión económica de una propiedad horizontal.

Hoy en día, la mayoría de las comunidades de propietarios tienen contratados los servicios de un administrador de fincas, fundamentalmente porque ofrecen la seguridad de que todos los asuntos relacionados con la gestión de la finca van a ser manejados de una manera profesional por una persona con los conocimientos necesarios, y porque ahorra muchos quebraderos, incomodidades e inclusos posibles situaciones incómodas entre vecinos.

Pero a veces surgen problemas o dudas sobre la labor del administrador de fincas y sus obligaciones y atribuciones. Por eso, para aclarar dudas, vamos a hablar sobre las tareas que puede y debe asumir y cómo debe realizar su trabajo.

Tareas de un administrador de fincas

Según  el artículo 20 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal , corresponde al administrador de fincas:

1. Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
2. Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
3. Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
4. Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
5. Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
6. Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.

Pero desarrollemos un poco más estas tareas, y sigamos, para ello, lo que dicen los propios colegios profesionales de administradores de fincas, sobre su trabajo. 

1. Tareas de gestión

El administrador de fincas se ha de encargar de gestionar el patrimonio de la comunidad de propietarios y rentabilizarlo en beneficio de la misma, siguiendo para ellos criterios  profesionales, justos, y acordes a la Ley. Además, también tendrá entre sus tareas procurar la  correcta conservación del inmueble y su adecuación a las normas de seguridad, higiene y funcionamiento.

2. Tareas de gerencia

El administrador de fincas ha de actuar como gerente de la comunidad, y por ello se encargará del seguimiento y control de proveedores (empresas de averías, seguros, bancos, Ayuntamiento…) e intentar en todo momento pactar las mejores condiciones de servicio y económicas para la propiedad.

Además, como gerente, también actúa como director de personal, por lo que se tiene que preocupar del correcto funcionamiento en la relación laboral entre la comunidad y sus trabajadores.

3. Tareas de asesoramiento

El administrador de fincas asesorará a la comunidad o, en su caso, a los vecinos de forma individual sobre arrendamientos de locales o viviendas, traspasos, valoraciones inmobiliarias, actualizaciones de renta, venta de cualquier bien inmueble, IBI, rehabilitación de viviendas o locales comerciales etc.

Además, también se incluyen tareas de:

• Asesoramiento jurídico: velar que los acuerdos de la junta cumplen con lo estipulado por la legislación, aconsejar sobre las acciones legales a realizar para asegurar el cobro de morosos y sobre sentencias y jurisprudencia en general que afecta a la propiedad inmobiliaria.
• Asesoramiento fiscal: se encarga de que la comunidad esté al día en el cumplimiento de sus obligaciones con la Hacienda pública en todos los aspectos relacionados con la propiedad (IVA, IRPF, declaraciones, alta en el censo, liquidaciones, etc.).
• Asesoramiento laboral: gestión de contratos, altas y bajas en la Seguridad Social, tramitación de incapacidades transitorias por enfermedad, cumplimiento del Estatuto de los Trabajadores etc.
• Asesoramiento técnico en  aquellos aspectos tanto arquitectónicos e industriales que afectan al buen funcionamiento de los servicios y mantenimiento de la propiedad, proponiendo aquellas empresas o técnicos más ventajosos en relación calidad-precio.
• Asesoramiento económico sobre el criterio a seguir a la hora de elaborar los presupuestos, repercusión de gastos, liquidaciones y saldos individualizados en función de la división horizontal y sobre la repercusión de las obras.

4. Tareas como mediador

Mediará entre la comunidad y un determinado propietario,  entre los mismos propietarios, entre la comunidad y las Administraciones Públicas, entre arrendador y el inquilino y  entre empresario y trabajadores, intentando unificar criterios para evitar litigios.

5. Tareas como Secretario

Ejercerá de secretario en las reuniones de la junta de propietarios y se encargará de la custodia de la documentación de la comunidad, dando fe de los acuerdos y facilitando que se apliquen ágil y eficazmente. 

También certificará si un propietario tiene deudas o está al corriente de todos los pagos para realizar reclamaciones judiciales y para transacciones inmobiliarias.

6. Tareas como contable

Se encargará del pago a proveedores, acreedores y de nóminas. Realizará las liquidaciones de las cuentas para su aprobación, la actualización de las rentas y se ocupará del cobre a inquilinos o propietarios, repercutiendo los consumos individuales susceptibles de individualización.

7. Representante inmobiliario

Valoraciones y peritaciones inmobiliarias y judiciales,  traspasos de locales, alquileres, contratos de arrendamiento, viviendas de protección oficial, etc.

¿Un administrador de fincas colegiado?

Como hemos visto en el apartado anterior,  la comunidad de propietarios confía en el administrador de fincas la realización de toda una serie de tareas que pueden tener importantes repercusiones económicas, legales, administrativos y de convivencia para los vecinos, por lo que ha de ser una persona en la que podamos depositar toda nuestra confianza.

Por ello, nuestra recomendación es buscar a un profesional que esté inscrito en el Colegio Profesional correspondiente, ya que esto supone una garantía de que la persona en la que hemos confiado  posee la cualificación profesional adecuada para realizar las tareas que se le encomiendan, que recibe puntualmente información sobre cualquier cambio legislativo o de otro tipo que pueda afectar a su trabajo, y que ha aceptado y se ha comprometido a someterse a unas normas deontológicas marcadas por el Colegio, que además se preocupará de su adecuado cumplimiento.

Pero, volvamos a concretar, y veamos cuáles son las garantías que nos ofrece el contar con un profesional colegiado:

1. Formación: los profesionales han de acreditar contar con una determinada formación antes de poder acceder a la colegiación. Además, los colegios profesionales ofrecen a sus colegiados una formación continua (cursos, charlar, conferencias…) lo que garantiza el reciclaje de sus miembros.
2. Información periódica: cada colegio profesional de administradores de fincas pone a disposición de sus colegiados toda la información que necesita para mantenerse al tanto de los cambios legislativos que afectan a su labor profesional, índices de precios de venta o alquiler del mercado inmobiliario privado y de protección oficial, ayudas y subvenciones publicadas a nivel estatal y por las comunidades autónomas etc.
3. Defensa y disciplina de los colegiados: los diferentes colegios profesionales tienen entre sus tareas defender a sus colegiados, pero también exigir el cumplimiento y aplicación de la ética a la hora de realizar sus funciones.
4. Garantía económica: Los colegios profesionales garantizan la actuación de sus colegiados con dos clases de seguro:

• ◦     Fianza Colegial: su cifra varía en función del Colegio Profesional, y  cubre  desajustes o pérdidas en la gestión económica de sus profesionales.
• ◦     Responsabilidad Civil para el caso de responsabilidades que pudiera ocasionar o imputar los tribunales de justicia por la actuación o dejación del administrador colegiado.

Cabe destacar que la mayoría de los colegios, si no todos, no cubren a determinados  colegiados por estas pólizas colectivas en el caso de que presenten una alta “siniestralidad”. En cualquier caso, el consumidor podrá informarse en el Colegio de si un colegiado está o no cubierto por estas pólizas.

Infracciones y delitos

En el caso de que en el desarrollo de su actividad el administrador de fincas cometa algún delito o falta, se podrá interponer una demanda que podrá conducir a una infracción penal, en el caso de que el comportamiento se considere delictivo, así como a una sanción civil que tendrá como objeto reparar los daños   ocasionados.

Los delitos o faltas más habituales que nos encontramos en la actividad profesional de un administrador de fincas son los siguientes:

1. Defraudaciones: apropiación indebida, estafa, insolvencia punible y falsedad documental.
2. Calumnias e injurias.
3. Coacciones: el Administrador puede incurrir en un delito de coacciones, si, por ejemplo, se desconecta unilateralmente al propietario de un servicio o suministro general por falta de pago (agua, calefacción, etc.), o se cierra o impide el acceso a una zona o elemento común, siempre y cuando no se actúe en cumplimiento de un acuerdo de la comunidad de propietarios.
4. Delitos contra los trabajadores que se cometen mediante engaño o abuso de su situación de necesidad, en el caso de que el administrador participa en la contratación de empleados para el inmueble o para su propio despacho.

También podemos encontrar supuestos de gestión defectuosa que están exentos de responsabilidad penal, pero no civil. Para que una demanda de estas características pueda prosperar,  la culpa o negligencia del administrador han de ocasionar unos daños a la Comunidad imputables al incumplimiento de sus tareas. Es decir, tiene que producirse:

• Acción u Omisión
• Negligencia o culpabilidad en el ejercicio de sus funciones que provoquen un perjuicio determinado y cuantificado.
• Daño o Perjuicio ocasionado por la conducta u Omisión del Administrador de Fincas.
• Relación de causalidad entre su conducta y el resultado dañoso, y que no quede duda de la misma.

En el caso de que se demuestre que efectivamente han concurrido estas circunstancias, el seguro contratado por el Colegio Profesional correspondiente se hará cargo del pago de las indemnizaciones a que den lugar las reclamaciones por los perjuicios causados por éste en el ejercicio de sus funciones e incluso por personas que de él dependan laboralmente.

Antonia M Andreu

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